INTERVIEW D’UNE UTILISATRICE DE ClicRDV
Parce que les utilisateurs d’un produit ou service sont ceux qui en parlent le mieux, j’ai interrogé deux utilisatrices de ClicRDV pour connaître leur point de vue.
Pourquoi avoir choisi d’utiliser ClicRDV?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« J’ai choisi l’agenda ClicRDV avant tout pour sa simplicité d’utilisation pour moi et pour mes clients. Il est essentiel de limiter le nombre de « clics » au maximum, et c’est le cas.
En êtes-vous satisfaite ? Pourquoi ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Oui, j’en suis très satisfaite. Il est très convivial, très simple – quand on a une coupure internet : l’agenda reste en ligne ce qui nous permet de continuer à travailler- les rappels de rendez-vous envoyés par SMS aux patients sont très appréciés et limitent fortement le taux d’absentéisme.».
Quels sont les avantages de cet agenda partagé pour vous et pour le client?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« La possibilité de prendre directement rendez-vous sur le site du médecin est un vrai « plus » – les gens peuvent prendre rendez-vous à n’importe quelle heure – évidemment cette option limite à moins 30 %le nombre d’appels traités par la secrétaire téléphonique – mais lui donne la possibilité de traiter plus de clients.
Nous pouvons créer autant de types de rendez-vous nécessaires à l’activité de chaque client – la synchronisation avec leur agenda est immédiate. »
Arrivez-vous facilement à vendre ce service à vos clients ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Oui, je n’ai aucun problème pour cela. »
Le conseilleriez-vous à d’autres télésecrétaires ? Pourquoi ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Je ne peux que conseiller l’utilisation de cet agenda à d’autres secrétaires car en plus de tous les avantages cités, il permet de faire des statistiques sur la présence des patients à leurs rendez-vous et d’avoir accès à une base de données très efficace »
Merci à Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
Delphine Giroud
Antoine Puymirat, gérant de la société ClicRDV présente ClicRDV
Delphine Giroud : Présentez-nous votre entreprise
Antoine Puymirat : ClicRDV a été créée en 2006, elle est composée de 18 salariés répartis sur deux agences à Paris et à Bordeaux.
Notre société édite et commercialise un logiciel en ligne destiné aux entreprises et aux permanences téléphoniques pour gérer leurs appels.
D.G : A qui s’adresse votre offre ?
A.P : ClicRDV s’adresse à toute entreprise qui fonctionne sur rendez-vous : médecins, instituts (coiffeurs, esthétique), administrations (mairie, CAF…), garagistes, salles de sport, artisans et permanences téléphoniques.
D.G : Votre clientèle est-elle composée plutôt de professions libérales ou de télésecrétaires ?
A.P : Notre clientèle est plutôt composée d’entreprises car nos secteurs d’implantation sont variés.
D.G : Quels sont les critères qui vous différencie des autres offres ?
A.P : La particularité de notre société est de proposer à nos clients la possibilité pour leur clientèle de prendre rendez-vous directement par Internet. L’agenda étant accessible en ligne, les clients peuvent voir les disponibilités et prendre eux-mêmes leur rendez-vous en quelques clics, 24h/24.
L’avantage pour nos clients est que cela réduit l’absentéisme de 30% en moyenne, ils peuvent suivre les absences sur le logiciel. Il est également possible de leur envoyer un sms de rappel quelques heures avant le rendez-vous.
Les entreprises sont donc moins dérangées par le téléphone, il y a souvent moins d’appel et plus de rendez-vous car les gens n’ont pas à appeler pendant les heures d’ouverture.
Pour les permanences, cette option est rarement utilisée pourtant, elle leur permet de se différencier de la concurrence car elles peuvent aussi facturer cela à un coût moins élevé que les rendez-vous qu’elles prennent elles-mêmes.
D.G : Comment fonctionne votre système ?
A.P : L’agenda ClicRDV est un agenda en ligne mais il peut aussi être utilisé sans connexion Internet, c’est pourquoi l’on demande systématiquement à nos clients d’installer le logiciel sur leur ordinateur.
L’agenda possède plusieurs options, il est personnalisable rapidement (code, couleurs, écritures, temps de rendez-vous…).
Nous proposons à nos clients une période d’essai de 30 jours afin de tester l’agenda.
ClicRDV est compatible avec la solution Teambox (Tessy) qui permet la remontée des fiches lors d’un appel.
L’accès par agenda est illimité en nombre d’utilisateurs.
D.G : Y a t’il des contraintes techniques pour l’utilisation de ClicRDV ?
A.P : Non aucune. Notre agenda fonctionne avec PC, MAC, Linux et tous les navigateurs.
Il suffit de disposer d’un ordinateur qui fonctionne correctement.
D.G : Qui est responsable en cas de perte des données présentes sur ClicRDV ?
A.P : Nous disposons de plusieurs niveaux de sécurité.
Tout d’abord, nous demandons à nos clients d’installer le logiciel sur leur ordinateur sur chaque poste qui utilise le logiciel.
Ensuite, nous effectuons des sauvegardes sur plusieurs serveurs, les sauvegardes sont effectuées en temps réel.
De plus, nous avons été audités lors de la crise de la grippe A afin de gérer les rendez-vous des centres de vaccination. L’un des critères pour lesquels nous avons été choisis était la sécurité de nos données.
Nous pouvons également envoyer une sauvegarde régulière de leurs données à nos clients.
D.G : Travaillez-vous avec des partenaires qui offre des solutions de permanence téléphonique ?
A.P : Nous travaillons avec Teambox pour le couplage CTI ainsi que d’autres partenaires.
D.G : A votre avis et par rapport à votre connaissance de ce métier, quelles sont les valeurs essentielles que doit posséder une télésecrétaire pour satisfaire sa clientèle ?
A.P : Je pense qu’elle doit avant tout être patiente et garder son calme en toute circonstance. Elle doit également être rigoureuse et savoir bien choisir ses outils.
Mieux vaut penser au temps gagné avec un outil qu’à son coût car choisir le moins cher n’est pas toujours le bon choix.
Un grand merci à Antoine Puymirat pour cette interview et pour son accueil. Pour plus d’informations sur ClicRDV
Delphine GIROUD
GIRONDE SECRETARIAT
INTERVIEW de Julien Adelman, WZ Agenda (logiciel de gestion d’agenda en ligne)
WZ Agenda est l’un des agendas partagés les plus connus sur le marché. Afin de mieux connaître cette entreprise et cet outil, Julien Adelman, le gérant de WZ Conseils a accepté de répondre à quelques questions.
Présentez-nous votre entreprise
WZ Conseils a été créée en 2000, c’est une petite entreprise composée de 3 salariés.
Nous avons 2 activités principales :
L’agenda en ligne : WZ Agenda, qui représente aujourd’hui 40% de notre chiffre d’affaires et qui en constante évolution
Le développement d’applications Web, de site Internet de e-commerce qui représente 60% de notre chiffre d’affaires
Dans l’avenir, nous souhaiterions augmenter le nombre de partenaires logiciels et distribuer l’agenda dans d’autres pays.
Qui s’adresse votre offre ?
WZ Agenda, créé en 2005, s’adresse à 2 types de clientèles : les professions libérales, médicales essentiellement et les télésecrétariats.
Votre clientèle est-elle composée plutôt de professions libérales ou de télésecrétaires ?
Notre clientèle est composée à 20% de professions libérales et à 80% de télésecrétariat. Parmi le télésecrétariat, on a deux types d’entreprises : les petites structures de 1 à 2 personnes qui représentent 50% de notre clientèle et les structures plus importantes qui utilisent plus de 100 agendas qui représentent 30% de notre clientèle.
90% de notre clientèle est dans le domaine médical, 10% dans d’autres secteurs comme le juridique.
Quels sont les critères qui vous différencient des autres offres ?
Notre agenda est très adapté au monde médical. Il a été développé avec des médecins pour des services de cliniques. WZ Agenda dispose de fonctionnalités indispensables au monde médical. Par exemple, il est possible de noter qu’un rendez-vous est le premier du patient avec le médecin par une simple case à cocher. Il est également possible de noter les rendez-vous non-honorés afin que le médecin puisse avoir un historique des rendez-vous par patient. Les rendez-vous peuvent être associés avec des couleurs et il y a une fonction planning.
Nous proposons aussi une option de rappel des rendez-vous par sms au patient.
Ensuite, on a développé des fonctionnalités spécifiques au télésecrétariat et on a créé une interface spécifique pour le télésecrétariat grâce à laquelle la télésecrétaire peut gérer sa clientèle.
WZ Agenda est souvent utilisé par les télésecrétaires comme un argument commercial auprès de leur clientèle de médecins notamment.
Comme nous n’appliquons pas de frais de mise en service, notre tarif est bas et la télésecrétaire peut savoir à l’avance ce qu’elle va facturer à son client.
Notre application est en amélioration constante selon les remontées de nos clients.
Comment fonctionne votre système ?
Tout d’abord, nous proposons une période d’essai de 15 jours à tous nos prospects. Ainsi, ils peuvent tester et parcourir l’agenda et nous poser toutes les questions qu’ils veulent.
WZ Agenda peut être couplé avec des solutions CTI comme le logiciel Tessy de Teambox, ce qui permet la remontée des fiches sur l’écran lors des appels. Mais WZ agenda est compatible avec la plupart des CTI commercialisés.
Nous ne demandons aucun frais de mise en service et nous appliquons des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’agendas utilisés. Seuls l’option fax et sms est payante en supplément.
Exemple de tarifs :
De 1 à 5 agenda s : 8€HT/agenda/ mois
De 6 à 50 agenda s : 6€HT/agenda/mois
De 51 à 100 : 5,45€HT/agenda/mois
De 101 à 200 agendas : 5,00€HT/agenda/mois
De 201 à 1000 agendas : 4,61€HT/agenda/mois
+ de 1000 agendas : 3,90€HT/agenda/mois
Y a t’il des contraintes techniques pour l’utilisation de WZ Agenda
Il faut disposer d’une bonne connexion Internet même si l’agenda fonctionne en bas débit. Il faut également un accès Internet fiable, nous conseillons de prendre deux accès Internet car en cas de coupure du réseau, l’accès à l’agenda est impossible.
Nous sommes compatibles avec PC, MAC et Linux et tous les navigateurs Internet existant sur le marché même sur Iphone et téléphones portables même si certains sont plus performants que d’autres.
Qui est responsable en cas de perte des données présentes sur WZ Agenda?
WZ Agenda en prend l’entière responsabilité car nous avons mis en place tous les moyens possibles pour éviter ce genre d’incidents. Nous avons deux niveaux de sécurisation. Le premier est l’accès à l’agenda qui est aussi sécurisé que ceux des banques (https, SSL), ce qui évite la capture de données. Le deuxième est la mise en place de plusieurs serveurs, chaque serveur disposant de plusieurs disques durs ainsi qu’un serveur à part qui sert de seconde sauvegarde. Nous faisons en plus une sauvegarde des données toutes les nuits. Jusqu’à présent, nous n’avons eu aucune perte de données.
Travaillez-vous avec des partenaires qui offrent des solutions de permanence téléphonique ?
Nous avons mis en place deux types de partenariat. Le premier pour la VOIP avec la société Teambox notamment car nos clients ont besoin de solutions de permanence téléphonique et les leurs ont besoin d’agendas partagés. Le deuxième partenariat se fait avec des distributeurs de logiciels médicaux. Aujourd’hui, nous avons mis en place un partenariat sur 3 logiciels qui permettent de synchroniser l’agenda WZ avec les logiciels médicaux utilisés par les professionnels de santé.
A votre avis et par rapport à votre connaissance de ce métier, quelles sont les valeurs essentielles que doit posséder une télésecrétaire pour satisfaire sa clientèle ?
Elle doit avoir une bonne présentation au téléphone, savoir répondre de manière agréable, sympathique et claire.
Elle doit également savoir maitriser l’informatique ainsi que la durée des appels. Elle doit savoir raccourcir au maximum la durée de l’appel tout en gardant une qualité d’accueil parfaite.
A votre avis, quels sont les avantages d’un agenda partagé pour le professionnel profession libérale ?
Les professions de santé n’en ont la plupart du temps pas besoin pour eux-mêmes. Ils ont besoin d’agendas partagés soit lorsqu’ils font appel à un télésecrétariat soit lorsqu’ils travaillent en collaboration dans une clinique et un cabinet par exemple. Ils ont alors plusieurs secrétaires et plusieurs agendas et un agenda partagé leur permet de centraliser les rendez-vous.
Le principal intérêt est donc le partage des agendas pour faciliter la gestion de leur planning.
Proposez-vous des prestations complémentaires ?
Nous sommes entrain de développer des services qui vont être complémentaires à l’agenda mais c’est encore en projet.
Un grand merci à Julian Adelman pour cette interview et pour son accueil.
Delphine GIROUD
GIRONDE SECRETARIAT
En lire plusInterview d’Isabelle LEMALLIER, Agenda QuickMED – QuickPRO
Bien connu de nombre de télé secrétaires, l’agenda Quick MED est un agenda partagé utilisé par les professionnels de santé et par les télé-secrétaires pour la prise de rendez-vous. Afin d’en savoir un peu plus sur la société qui le commercialise et sur cet outil qui existe depuis 2007, Isabelle Lemallier, responsable commerciale, nous dit tout.
Présentez-nous votre entreprise
Quick MED fait partie de la société Scan’Eco, spécialisée dans la numérisation de documents, qui elle-même fait partie du groupe Archiveco, un des leaders nationaux dans le stockage de d’archives.
Scan’Eco dispose de trois agences en France, le siège à Villefranche-sur-Saône, une à Avignon et une troisième à Saint Quentin.
Quick MED est un agenda partagé et partageable, un outil collaboratif qui a été conçu par les développeurs de Scan-Eco et qui est hébergé également par nous.
A qui s’adresse votre offre ?
Quick Med s’adresse aux professionnels de santé, aux cliniques mais aussi aux télésecrétaires. Il existe deux versions de l’agenda : QuickMED pour les professionnels de santé et Quick PRO pour toutes les autres professions : avocats, entreprises…
Votre clientèle est-elle composée plutôt de professions libérales ou de télé-secrétaires ?
Notre clientèle est composée à parts égales de professionnels de toutes catégories et de télé secrétaires. Certains professionnels utilisent l’agenda directement pour eux, d’autres par le biais de télé-secrétariats.
Quels sont les critères qui vous différencie des autres offres ?
Nous mettons à disposition des télésecrétariats un agenda de démonstration gratuit pour leur prospection commerciale.
Nous proposons une fonctionnalité unique, qui n’existe dans aucun autre agenda partagé : la relance par message vocal. Il est possible de paramétrer pour chaque patient une relance de rendez-vous par message vocal. La veille du rendez-vous, le patient est appelé automatiquement et le serveur lui rappelle la date et l’heure de son rendez-vous et lui demande soit de confirmer le rendez-vous soit s’il souhaite le reporter. La personne qui gère l’agenda est immédiatement informée de la décision du patient et peut agir en conséquence.
De plus, grâce à nos serveurs sur lesquels nous hébergeons les données, nous pouvons garantir la sécurité et la traçabilité des données contenues dans les agendas.
Notre entreprise étant à taille humaine, nous pouvons assurer un suivi personnalisé de nos clients. Nous sommes réactifs et très disponibles pour notre clientèle. Par exemple, lorsqu’une télésecrétaire a besoin d’un agenda pour un nouveau client, nous lui ouvrons dans les plus brefs délais.
Enfin, nos clients nous disent souvent que le design de l’agenda est convivial. Ils peuvent également personnaliser leurs agendas (logo, charte graphique).
Comment fonctionne votre système ?
QuickMED est un outil collaboratif intuitif et simple d’utilisation. Les agendas se créent en moins d’une minute mais nous pouvons assurer la création pour nos clients en cas de besoin. L’agenda dispose de symboles, de logos et d’icones très parlantes qui permettent de trouver très facilement les fonctionnalités qu’il propose.
Il suffit d’une seule connexion pour accéder à tous les agendas contenus dans le compte d’un client, et de là, on peut gérer tous les agendas.
L’agenda a été conçu pour que les télésecrétaires et tous les autres utilisateurs soient le plus autonomes possibles mais nous sommes toujours là en cas de besoin pour les aider à ouvrir un accès pour un nouveau client, une nouvelle télésecrétaire…
La configuration est totalement personnalisable : couleurs de rendez-vous, type de rendez-vous, horaires, créneaux…
Il existe également une messagerie instantanée sur l’agenda comme MSN, qui permet à la secrétaire d’échanger en temps réel avec le médecin.
QuickMED permet aussi de gérer la salle d’attente notamment pour les secrétaires qui sont sur place.
L’agenda est partageable par autant de personnes que l’on souhaite, il n’y a aucune restriction.
Nous proposons des tarifs dégressifs pour les télésecrétaires en fonction du nombre d’agendas. Il n’y aucune durée d’engagement, si elles ont besoin d’ouvrir un agenda pour 15 jours, c’est possible.
Nous avons également mis en place depuis peu un système de parrainage avec un cadeau pour le parrain et un pour le filleul.
Y a t’il des contraintes techniques pour l’utilisation de QUICK MED ?
Absolument aucune ! Il suffit d’avoir une connexion correcte à Internet et un ordinateur (Mac, Pc…).
Qui est responsable en cas de perte des données présentes sur QUICK MED?
Il est impossible de perdre des données car elles sont dupliquées sur les 2 serveurs dont nous disposons, qui sont dans 2 lieux différents afin d’éviter ce genre de problème. Nous pouvons ainsi retrouver toutes les données de chaque client et en cas de litiges entre la télésecrétaire et son client par exemple, nous pouvons ressortir les données leur permettant de régler le souci.
Travaillez-vous avec des partenaires qui offre des solutions de permanence téléphonique ?
Nous ne proposons pas la prestation de permanence téléphonique et nous ne travaillons pas avec une société en particulier quant à ce domaine d’activité. Lorsque nous recevons une demande d’un client pour une prestation de prise en charge de ses appels et/ou de gestion de son agenda, nous communiquons simplement les coordonnées de nos clients télésecrétariats.
En revanche, nous avons un partenariat avec la société Team Box qui commercialise le logiciel Tessy, logiciel qui complète parfaitement nos agendas en permettant la remontée des fiches clients lors des appels et facilitent d’autant plus le travail de la télésecrétaire.
A votre avis et par rapport à votre connaissance de ce métier, quelles sont les valeurs essentielles que doit posséder une télésecrétaire pour satisfaire sa clientèle ?
Elle doit être avant tout souriante, s’y connaître un peu en informatique ou du moins être curieuse de ce qui se fait chez les autres.
Je trouve qu’elles ont une grande capacité d’écoute et de patience et à ce sujet, je leur tire mon chapeau car elles ont parfois affaire à des clients très exigeants.
Elles doivent être souples mais sans se laisser marcher sur les pieds.
A votre avis, quels sont les avantages d’un agenda partagé pour le professionnel profession libérale ?
Il y a deux types de clientèles : ceux qui utilisent directement QuickMED et ceux qui passent par un télésecrétariat.
Pour ceux qui l’utilisent en direct, cela leur permet d’avoir un agenda en ligne car ils en ont souvent marre de l’agenda papier. De plus, l’agenda en ligne simplifie leur organisation car souvent les médecins travaillent dans un cabinet et à l’hôpital, ainsi ils n’ont à gérer qu’un seul et même agenda. Ils peuvent aussi le consulter depuis leur téléphone, via Internet.
Enfin, cela leur permet d’avoir une traçabilité de leur travail et de disposer d’une base de données patients.
Pour ceux qui passent par un télésecrétariat, ils font ainsi l’économie d’une secrétaire embauchée, leur agenda est mis à jour en temps réel et cela réduit leurs contraintes.
Proposez-vous des prestations complémentaires ?
Nous ne proposons pas réellement de prestations complémentaires, en revanche nous offrons un service client personnalisé. Nous connaissons chacun de nos clients, chaque client a un interlocuteur dédié dans l’entreprise. Nous sommes très disponibles et nos clients trouvent cela très appréciable.
Un grand merci à Isabelle Lemallier pour cette interview et surtout pour son accueil.
Plus d’informations sur les solutions Quick Med / Quick Pro
Delphine GIROUD
En lire plus
Suivez nous !