Bien connu de nombre de télé secrétaires, l’agenda Quick MED est un agenda partagé utilisé par les professionnels de santé et par les télé-secrétaires pour la prise de rendez-vous. Afin d’en savoir un peu plus sur la société qui le commercialise et sur cet outil qui existe depuis 2007, Isabelle Lemallier, responsable commerciale, nous dit tout.
Présentez-nous votre entreprise
Quick MED fait partie de la société Scan’Eco, spécialisée dans la numérisation de documents, qui elle-même fait partie du groupe Archiveco, un des leaders nationaux dans le stockage de d’archives.
Scan’Eco dispose de trois agences en France, le siège à Villefranche-sur-Saône, une à Avignon et une troisième à Saint Quentin.
Quick MED est un agenda partagé et partageable, un outil collaboratif qui a été conçu par les développeurs de Scan-Eco et qui est hébergé également par nous.
A qui s’adresse votre offre ?
Quick Med s’adresse aux professionnels de santé, aux cliniques mais aussi aux télésecrétaires. Il existe deux versions de l’agenda : QuickMED pour les professionnels de santé et Quick PRO pour toutes les autres professions : avocats, entreprises…
Votre clientèle est-elle composée plutôt de professions libérales ou de télé-secrétaires ?
Notre clientèle est composée à parts égales de professionnels de toutes catégories et de télé secrétaires. Certains professionnels utilisent l’agenda directement pour eux, d’autres par le biais de télé-secrétariats.
Quels sont les critères qui vous différencie des autres offres ?
Nous mettons à disposition des télésecrétariats un agenda de démonstration gratuit pour leur prospection commerciale.
Nous proposons une fonctionnalité unique, qui n’existe dans aucun autre agenda partagé : la relance par message vocal. Il est possible de paramétrer pour chaque patient une relance de rendez-vous par message vocal. La veille du rendez-vous, le patient est appelé automatiquement et le serveur lui rappelle la date et l’heure de son rendez-vous et lui demande soit de confirmer le rendez-vous soit s’il souhaite le reporter. La personne qui gère l’agenda est immédiatement informée de la décision du patient et peut agir en conséquence.
De plus, grâce à nos serveurs sur lesquels nous hébergeons les données, nous pouvons garantir la sécurité et la traçabilité des données contenues dans les agendas.
Notre entreprise étant à taille humaine, nous pouvons assurer un suivi personnalisé de nos clients. Nous sommes réactifs et très disponibles pour notre clientèle. Par exemple, lorsqu’une télésecrétaire a besoin d’un agenda pour un nouveau client, nous lui ouvrons dans les plus brefs délais.
Enfin, nos clients nous disent souvent que le design de l’agenda est convivial. Ils peuvent également personnaliser leurs agendas (logo, charte graphique).
Comment fonctionne votre système ?
QuickMED est un outil collaboratif intuitif et simple d’utilisation. Les agendas se créent en moins d’une minute mais nous pouvons assurer la création pour nos clients en cas de besoin. L’agenda dispose de symboles, de logos et d’icones très parlantes qui permettent de trouver très facilement les fonctionnalités qu’il propose.
Il suffit d’une seule connexion pour accéder à tous les agendas contenus dans le compte d’un client, et de là, on peut gérer tous les agendas.
L’agenda a été conçu pour que les télésecrétaires et tous les autres utilisateurs soient le plus autonomes possibles mais nous sommes toujours là en cas de besoin pour les aider à ouvrir un accès pour un nouveau client, une nouvelle télésecrétaire…
La configuration est totalement personnalisable : couleurs de rendez-vous, type de rendez-vous, horaires, créneaux…
Il existe également une messagerie instantanée sur l’agenda comme MSN, qui permet à la secrétaire d’échanger en temps réel avec le médecin.
QuickMED permet aussi de gérer la salle d’attente notamment pour les secrétaires qui sont sur place.
L’agenda est partageable par autant de personnes que l’on souhaite, il n’y a aucune restriction.
Nous proposons des tarifs dégressifs pour les télésecrétaires en fonction du nombre d’agendas. Il n’y aucune durée d’engagement, si elles ont besoin d’ouvrir un agenda pour 15 jours, c’est possible.
Nous avons également mis en place depuis peu un système de parrainage avec un cadeau pour le parrain et un pour le filleul.
Y a t’il des contraintes techniques pour l’utilisation de QUICK MED ?
Absolument aucune ! Il suffit d’avoir une connexion correcte à Internet et un ordinateur (Mac, Pc…).
Qui est responsable en cas de perte des données présentes sur QUICK MED?
Il est impossible de perdre des données car elles sont dupliquées sur les 2 serveurs dont nous disposons, qui sont dans 2 lieux différents afin d’éviter ce genre de problème. Nous pouvons ainsi retrouver toutes les données de chaque client et en cas de litiges entre la télésecrétaire et son client par exemple, nous pouvons ressortir les données leur permettant de régler le souci.
Travaillez-vous avec des partenaires qui offre des solutions de permanence téléphonique ?
Nous ne proposons pas la prestation de permanence téléphonique et nous ne travaillons pas avec une société en particulier quant à ce domaine d’activité. Lorsque nous recevons une demande d’un client pour une prestation de prise en charge de ses appels et/ou de gestion de son agenda, nous communiquons simplement les coordonnées de nos clients télésecrétariats.
En revanche, nous avons un partenariat avec la société Team Box qui commercialise le logiciel Tessy, logiciel qui complète parfaitement nos agendas en permettant la remontée des fiches clients lors des appels et facilitent d’autant plus le travail de la télésecrétaire.
A votre avis et par rapport à votre connaissance de ce métier, quelles sont les valeurs essentielles que doit posséder une télésecrétaire pour satisfaire sa clientèle ?
Elle doit être avant tout souriante, s’y connaître un peu en informatique ou du moins être curieuse de ce qui se fait chez les autres.
Je trouve qu’elles ont une grande capacité d’écoute et de patience et à ce sujet, je leur tire mon chapeau car elles ont parfois affaire à des clients très exigeants.
Elles doivent être souples mais sans se laisser marcher sur les pieds.
A votre avis, quels sont les avantages d’un agenda partagé pour le professionnel profession libérale ?
Il y a deux types de clientèles : ceux qui utilisent directement QuickMED et ceux qui passent par un télésecrétariat.
Pour ceux qui l’utilisent en direct, cela leur permet d’avoir un agenda en ligne car ils en ont souvent marre de l’agenda papier. De plus, l’agenda en ligne simplifie leur organisation car souvent les médecins travaillent dans un cabinet et à l’hôpital, ainsi ils n’ont à gérer qu’un seul et même agenda. Ils peuvent aussi le consulter depuis leur téléphone, via Internet.
Enfin, cela leur permet d’avoir une traçabilité de leur travail et de disposer d’une base de données patients.
Pour ceux qui passent par un télésecrétariat, ils font ainsi l’économie d’une secrétaire embauchée, leur agenda est mis à jour en temps réel et cela réduit leurs contraintes.
Proposez-vous des prestations complémentaires ?
Nous ne proposons pas réellement de prestations complémentaires, en revanche nous offrons un service client personnalisé. Nous connaissons chacun de nos clients, chaque client a un interlocuteur dédié dans l’entreprise. Nous sommes très disponibles et nos clients trouvent cela très appréciable.
Un grand merci à Isabelle Lemallier pour cette interview et surtout pour son accueil.
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