Brainstorming et Bon d’Achat Fotolia
Avant de lancer la nouvelle version de logiciel dédié à la permanence téléphonique, un jeu concours est activé sur la fanpage de Tessy http://www.facebook.com/telesecretariat
Il s’agit d’un brainstorming sur le choix d’un nom pour ce nouveau logiciel 
Un tirage au sort sera effectué parmi les commentaires postés sur la fanpage, le gagnant se verra attribuer un bon d’achat d’une valeur de 30€ sur fotolia.
Le jeu est ouvert à tous les participants, clients actuels ou clients à venir …
INTERVIEW D’UNE UTILISATRICE DE ClicRDV
Parce que les utilisateurs d’un produit ou service sont ceux qui en parlent le mieux, j’ai interrogé deux utilisatrices de ClicRDV pour connaître leur point de vue.
Pourquoi avoir choisi d’utiliser ClicRDV?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« J’ai choisi l’agenda ClicRDV avant tout pour sa simplicité d’utilisation pour moi et pour mes clients. Il est essentiel de limiter le nombre de « clics » au maximum, et c’est le cas.
En êtes-vous satisfaite ? Pourquoi ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Oui, j’en suis très satisfaite. Il est très convivial, très simple – quand on a une coupure internet : l’agenda reste en ligne ce qui nous permet de continuer à travailler- les rappels de rendez-vous envoyés par SMS aux patients sont très appréciés et limitent fortement le taux d’absentéisme.».
Quels sont les avantages de cet agenda partagé pour vous et pour le client?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« La possibilité de prendre directement rendez-vous sur le site du médecin est un vrai « plus » – les gens peuvent prendre rendez-vous à n’importe quelle heure – évidemment cette option limite à moins 30 %le nombre d’appels traités par la secrétaire téléphonique – mais lui donne la possibilité de traiter plus de clients.
Nous pouvons créer autant de types de rendez-vous nécessaires à l’activité de chaque client – la synchronisation avec leur agenda est immédiate. »
Arrivez-vous facilement à vendre ce service à vos clients ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Oui, je n’ai aucun problème pour cela. »
Le conseilleriez-vous à d’autres télésecrétaires ? Pourquoi ?
Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
« Je ne peux que conseiller l’utilisation de cet agenda à d’autres secrétaires car en plus de tous les avantages cités, il permet de faire des statistiques sur la présence des patients à leurs rendez-vous et d’avoir accès à une base de données très efficace »
Merci à Marie-Françoise DINTHEER, Reflex Communication
Delphine Giroud
Le télé secrétariat et la permanence téléphonique aujourd’hui
Lancez vous dans la permanence téléphonique !
Avec le développement du télétravail et des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), le télésecrétariat connaît aujourd’hui un nouvel essor. La création du statut d’auto-entrepreneur a également permis une évolution importante et rapide du nombre de télésecrétaire en France.
Même s’il est difficile de connaître exactement le nombre de télésecrétaires aujourd’hui, on sait que chaque jour une télésecrétaire indépendante s’installe.
Selon les chiffres Infogreffe, entre le 1er janvier 2010 et le 30 juin 2010, on compte 150 créations d’entreprises de secrétariat sous le code APE 8219Z (Photocopies, préparation de documents et autres activités de soutien de bureau) et 130 sous le code 8211Z (services administratifs combinés de bureau).
La permanence téléphonique est notamment une des activités les plus prisées car de plus en plus d’entreprises cherchent à externaliser leur standard.
En 2009, on comptait 1700 à 3500 secrétaires indépendantes déclarées, quelques centaines de création par an et autant d’abandons, faute de clientèle suffisante, d’organisation familiale inappropriée ou de compétences manquantes.
Les entreprises du télésecrétariat sont majoritairement composées d’une seule personne. Cette activité regroupe toutefois aujourd’hui plus de 15 000 emplois, pourtant seules une quarantaine d’entreprises de télésecrétariat ont plus de 10 salariés.
Selon une étude de l’ANDT (Association Nationale pour le Développement du Télétravail et de la Téléformation), le marché du télésecrétariat en 2010 pourrait absorber 7 000 télésecrétaires et il existe un potentiel de 10 000 secrétaires indépendantes en France. En effet, d’ici 2015, 200 000 secrétaires vont partir à la retraite et leurs postes ne seront pas remplacés. Le potentiel du télésecrétariat est donc conséquent.
En 2005, la création d’entreprise de télésecrétariat représentait 15% des créations d’entreprise pour un chiffre d’affaires de 1,7 milliard d’euros.
Les télésecrétaires travaillent en moyenne 48 heures par semaine pour un chiffre d’affaires de 25 000 à 35 000 € par an après quelques années d’activité.
Elles sont de tous âges et démarrent cette activité pour différentes raisons : après un licenciement, la volonté de devenir indépendante, la possibilité d’allier éducation des enfants et travail… Elles sont localisées dans toute la France, à la campagne ou dans les villes et beaucoup ont une clientèle très éloignée. Certaines travaillent chez elles, d’autres louent des bureaux.
Certains allient télésecrétariat et secrétariat sur site pour changer de lieu et aller à la rencontre de nouveaux clients. Travailler directement dans l’entreprise cliente permet en effet de maintenir des liens avec le tissu économique local.
Le métier du télésecrétariat est un métier difficile mais avec un potentiel important et un développement assuré.
Delphine Giroud
En lire plusINTERVIEW de Julien Adelman, WZ Agenda (logiciel de gestion d’agenda en ligne)
WZ Agenda est l’un des agendas partagés les plus connus sur le marché. Afin de mieux connaître cette entreprise et cet outil, Julien Adelman, le gérant de WZ Conseils a accepté de répondre à quelques questions.
Présentez-nous votre entreprise
WZ Conseils a été créée en 2000, c’est une petite entreprise composée de 3 salariés.
Nous avons 2 activités principales :
L’agenda en ligne : WZ Agenda, qui représente aujourd’hui 40% de notre chiffre d’affaires et qui en constante évolution
Le développement d’applications Web, de site Internet de e-commerce qui représente 60% de notre chiffre d’affaires
Dans l’avenir, nous souhaiterions augmenter le nombre de partenaires logiciels et distribuer l’agenda dans d’autres pays.
Qui s’adresse votre offre ?
WZ Agenda, créé en 2005, s’adresse à 2 types de clientèles : les professions libérales, médicales essentiellement et les télésecrétariats.
Votre clientèle est-elle composée plutôt de professions libérales ou de télésecrétaires ?
Notre clientèle est composée à 20% de professions libérales et à 80% de télésecrétariat. Parmi le télésecrétariat, on a deux types d’entreprises : les petites structures de 1 à 2 personnes qui représentent 50% de notre clientèle et les structures plus importantes qui utilisent plus de 100 agendas qui représentent 30% de notre clientèle.
90% de notre clientèle est dans le domaine médical, 10% dans d’autres secteurs comme le juridique.
Quels sont les critères qui vous différencient des autres offres ?
Notre agenda est très adapté au monde médical. Il a été développé avec des médecins pour des services de cliniques. WZ Agenda dispose de fonctionnalités indispensables au monde médical. Par exemple, il est possible de noter qu’un rendez-vous est le premier du patient avec le médecin par une simple case à cocher. Il est également possible de noter les rendez-vous non-honorés afin que le médecin puisse avoir un historique des rendez-vous par patient. Les rendez-vous peuvent être associés avec des couleurs et il y a une fonction planning.
Nous proposons aussi une option de rappel des rendez-vous par sms au patient.
Ensuite, on a développé des fonctionnalités spécifiques au télésecrétariat et on a créé une interface spécifique pour le télésecrétariat grâce à laquelle la télésecrétaire peut gérer sa clientèle.
WZ Agenda est souvent utilisé par les télésecrétaires comme un argument commercial auprès de leur clientèle de médecins notamment.
Comme nous n’appliquons pas de frais de mise en service, notre tarif est bas et la télésecrétaire peut savoir à l’avance ce qu’elle va facturer à son client.
Notre application est en amélioration constante selon les remontées de nos clients.
Comment fonctionne votre système ?
Tout d’abord, nous proposons une période d’essai de 15 jours à tous nos prospects. Ainsi, ils peuvent tester et parcourir l’agenda et nous poser toutes les questions qu’ils veulent.
WZ Agenda peut être couplé avec des solutions CTI comme le logiciel Tessy de Teambox, ce qui permet la remontée des fiches sur l’écran lors des appels. Mais WZ agenda est compatible avec la plupart des CTI commercialisés.
Nous ne demandons aucun frais de mise en service et nous appliquons des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’agendas utilisés. Seuls l’option fax et sms est payante en supplément.
Exemple de tarifs :
De 1 à 5 agenda s : 8€HT/agenda/ mois
De 6 à 50 agenda s : 6€HT/agenda/mois
De 51 à 100 : 5,45€HT/agenda/mois
De 101 à 200 agendas : 5,00€HT/agenda/mois
De 201 à 1000 agendas : 4,61€HT/agenda/mois
+ de 1000 agendas : 3,90€HT/agenda/mois
Y a t’il des contraintes techniques pour l’utilisation de WZ Agenda
Il faut disposer d’une bonne connexion Internet même si l’agenda fonctionne en bas débit. Il faut également un accès Internet fiable, nous conseillons de prendre deux accès Internet car en cas de coupure du réseau, l’accès à l’agenda est impossible.
Nous sommes compatibles avec PC, MAC et Linux et tous les navigateurs Internet existant sur le marché même sur Iphone et téléphones portables même si certains sont plus performants que d’autres.
Qui est responsable en cas de perte des données présentes sur WZ Agenda?
WZ Agenda en prend l’entière responsabilité car nous avons mis en place tous les moyens possibles pour éviter ce genre d’incidents. Nous avons deux niveaux de sécurisation. Le premier est l’accès à l’agenda qui est aussi sécurisé que ceux des banques (https, SSL), ce qui évite la capture de données. Le deuxième est la mise en place de plusieurs serveurs, chaque serveur disposant de plusieurs disques durs ainsi qu’un serveur à part qui sert de seconde sauvegarde. Nous faisons en plus une sauvegarde des données toutes les nuits. Jusqu’à présent, nous n’avons eu aucune perte de données.
Travaillez-vous avec des partenaires qui offrent des solutions de permanence téléphonique ?
Nous avons mis en place deux types de partenariat. Le premier pour la VOIP avec la société Teambox notamment car nos clients ont besoin de solutions de permanence téléphonique et les leurs ont besoin d’agendas partagés. Le deuxième partenariat se fait avec des distributeurs de logiciels médicaux. Aujourd’hui, nous avons mis en place un partenariat sur 3 logiciels qui permettent de synchroniser l’agenda WZ avec les logiciels médicaux utilisés par les professionnels de santé.
A votre avis et par rapport à votre connaissance de ce métier, quelles sont les valeurs essentielles que doit posséder une télésecrétaire pour satisfaire sa clientèle ?
Elle doit avoir une bonne présentation au téléphone, savoir répondre de manière agréable, sympathique et claire.
Elle doit également savoir maitriser l’informatique ainsi que la durée des appels. Elle doit savoir raccourcir au maximum la durée de l’appel tout en gardant une qualité d’accueil parfaite.
A votre avis, quels sont les avantages d’un agenda partagé pour le professionnel profession libérale ?
Les professions de santé n’en ont la plupart du temps pas besoin pour eux-mêmes. Ils ont besoin d’agendas partagés soit lorsqu’ils font appel à un télésecrétariat soit lorsqu’ils travaillent en collaboration dans une clinique et un cabinet par exemple. Ils ont alors plusieurs secrétaires et plusieurs agendas et un agenda partagé leur permet de centraliser les rendez-vous.
Le principal intérêt est donc le partage des agendas pour faciliter la gestion de leur planning.
Proposez-vous des prestations complémentaires ?
Nous sommes entrain de développer des services qui vont être complémentaires à l’agenda mais c’est encore en projet.
Un grand merci à Julian Adelman pour cette interview et pour son accueil.
Delphine GIROUD
GIRONDE SECRETARIAT
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