LA COLLABORATION ET SES OUTILS

LA COLLABORATION ET SES OUTILS

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Cette enquête s’est déroulée du 17 au 31 mai 2011 sur les réseaux sociaux tels que Facebook et Viadeo notamment. Nous avons obtenu 32 réponses de professionnels divers essentiellement des secrétaires indépendantes.

Sur 32 personnes, 18 ont déjà travaillé en collaboration soit 56 %.

 

50% de ces derniers travaillent d’ailleurs régulièrement en collaboration, 39% parfois et 11% rarement.

Sur les 14 personnes qui n’ont jamais travaillé en collaboration, une seule estime ne pas en avoir besoin. Quant aux autres, ils n’ont pas encore eu l’occasion d’y avoir recours.

Le travail collaboratif semble donc être une méthode de travail courante, en plein développement.

Les personnes qui ont déjà eu recours à la collaboration déclarent que celle-ci concerne principalement des prestations identiques ou complémentaires aux leurs. Quelques rares prestations sont des prestations différentes.

Parmi les prestations qui font l’objet d’une collaboration, on trouve notamment :

La permanence téléphonique : beaucoup de secrétaires qui effectuent des prestations de permanence téléphonique ont recours à ce que l’on appelle un binôme, notamment pour les seconder dans la prestation pour absorber les pics d’appels ou tout simplement pour « raccrocher » le téléphone de temps en temps et pouvoir ainsi se consacrer à d’autres missions (comptabilité, prospection).

La retranscription audio : de même que pour la permanence téléphonique, beaucoup de secrétaires qui réalisent ce type de prestation travaillent en collaboration, essentiellement pour assurer les délais de livraison des fichiers. Pour d’autres, c’est une prestation qu’elles préfèrent confier à une collaboratrice.

Sur les prestations identiques ou complémentaires, on retrouve aussi : la prospection téléphonique, le secrétariat courant, les prestations sur site, la saisie de données et la préparation de réunion.

Sur les prestations différentes, on discerne : la gestion de la trésorerie, le dépannage informatique, le graphisme et la traduction. Ce sont en effet des prestations régulièrement demandées, mais dont toutes les secrétaires ne savent pas ou ne souhaitent pas assurer la réalisation. Il est donc intéressant d’avoir des partenaires compétents pour ces catégories de prestations.

Concernant les personnes qui n’ont jamais eu recours à la collaboration, une grande majorité envisage de le faire à court terme (moins de 6 mois) ou à moyen terme (moins d’un an). Seule une personne sur 1 personne sur 14 ne l’envisage pas du tout.

Ces données prouvent encore une fois que le travail collaboratif est en plein développement car il permet d’offrir un panel de prestations plus larges ou en tout cas de répondre à des missions plus importantes.

 

En effet, la raison principale du recours au travail collaboratif est l’élargissement des offres de services et la proposition d’autres prestations aux clients (36%). Une autre des raisons principales est le fait de pouvoir répondre à des missions plus importantes et de pouvoir partager la charge de travail. La possibilité de pouvoir ainsi se dégager du temps libre soit pour d’autres tâches soit pour sa vie personnelle passe en dernier à 18 et 16% respectivement.

Toutefois, si cette méthode de travail enthousiasme de nombreux professionnels, elle comporte aussi des risques et des freins.

Le frein majeur est la confiance dans le travail des collègues qui représente plus de la moitié des réponses. L’autre frein essentiel est la difficulté à déléguer. La confidentialité des informations en revanche ne représente un frein que pour 6 personnes.

Enfin, concernant les outils de la collaboration, les plateformes d’échanges de documents remportent un vif succès puisque 32% y ont recours. Bien après, on retrouve la vidéoconférence (16%) suivie des plateformes de travail collaboratif et des espaces intranet (13%).

Les logiciels de CRM ne représentent que 6% des réponses.

La principale raison du recours à ces outils est la praticité, suivie de très près par la simplicité et l’efficacité.

Si 14% trouve que ces outils sont inutiles, pour 29%, la lourdeur d’utilisation est un frein à  leur utilisation. De plus, 43% estiment que ces outils peuvent être trop coûteux. D’ailleurs, 75% ne sont pas prêts à payer plus de 10€ par mois pour un outil de travail collaboratif et 22 % seraient prêts à débourser entre 10 et 30€ par mois. Une seule personne serait prête à investir plus de 50€ par mois.

En conclusion, le travail collaboratif semble être en vigueur dans l’univers du secrétariat indépendant puisque la majorité des personnes interrogées y ont recours même ponctuellement. Toutefois, deux constats importants peuvent être faits.

Le premier est que le frein principal du recours au travail collaboratif est la difficulté pour beaucoup à avoir confiance dans le travail des autres, ce qui oblige à contrôler systématiquement le travail que l’on délègue et ne fait, au final, guère gagner de temps. Quelles sont les raisons qui instaurent ce manque de confiance en l’autre ? La question reste ouverte…

Le deuxième constat est que, malgré une volonté d’utiliser la méthode du travail collaboratif, nombreuses sont les personnes que le coût des outils rebute. En effet, les outils les plus utilisés semblent donc être les outils gratuits qui ne sont malheureusement pas toujours les plus performants. Il est clair comme nous l’avons vu dans les articles précédents qu’un logiciel de CRM peut être un outil tout à fait adapté au travail collaboratif. Pourtant, un nombre restreint y a recours, certainement en raison du coût de ces logiciels.

Pourtant, l’efficacité et la performance dans le travail passent par des investissements, notamment financiers.

Et vous, que pensez-vous de tous ces résultats ?

 

Un grand merci à celles et ceux qui ont accepté de répondre à cette enquête.

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