Avant l’ère de l’informatique, partager des documents entrainait un transport physique de documents avec risque de perte, gribouillage, réécriture… Mais, depuis l’informatique est née pour faciliter ces partages et être plus efficace.
Le partage de documents en ligne est aujourd’hui un outil indispensable pour les entreprises et les télétravailleurs, au point que de véritables plateformes de partage de documents ont été créées, chacun voulant surfer sur cette nouvelle vague de succès.
Il existe de nombreuses solutions pour partager des documents de manière électronique. Le 1er et le plus basique est bien entendu le mail. Mais il présente des inconvénients. Travailler à plusieurs sur un document et le transmettre après chaque correction entraine des problèmes de version et de disponibilité. C’est pour cela que des plateformes de partages de documents en ligne ont été créées.
Elles permettent à tous les utilisateurs et contributeurs d’un document de pouvoir y accéder à n’importe quel moment, de n’importe où et de connaître la dernière version du document immédiatement sans toutefois que les versions précédentes n’aient été effacées. En revanche, les collaborateurs ne peuvent intervenir en même temps sur le même document.
Parmi les outils les plus connus de partage de documents, hormis ceux vus précédemment vus tels que Skype, on peut citer Google. En effet, Google propose gratuitement des applications gratuites telles que Google Docs et Google Agenda, des outils facilement utilisables et accessibles par plusieurs utilisateurs.
Autre outil plus récent, la Dropbox, espace de stockage virtuel sur lequel les documents peuvent être téléchargés et modifiés par tous les utilisateurs autorisés. L’accès aux documents est contrôlé pour en garantir la confidentialité et gratuit jusqu’à 2 Go, 20 € par mois au-delà.
Autres outils accessibles sans inscription préalable : Titanpad, Crocodoc
Plus récemment, la Poste a également mis en ligne un service de partage et de stockage des documents : Digiposte, qui permet en outre d’envoyer des courriers recommandés de manière électronique. Un service qui s’adresse plus aux particuliers et aux indépendants.
Il existe également des outils d’accès aux informations appelés « wiki ». Ce sont des espaces de stockage et de partage d’informations permettant une libre circulation des informations de l’entreprise ou d’un groupe (calendrier de projet, compte-rendus de réunion, documents de travail, carnet d’adresses…). Ils peuvent s’avérer très utiles notamment dans une configuration d’entreprise où la majorité des salariés sont des télétravailleurs. Exemples : Xwiki, Metawiki
Les outils dits de coordination assurent une gestion des tâches en facilitant le suivi des projets et en permettant d’organiser les interactions entre les collaborateurs. Ces « workflow » créent automatiquement les agendas, gèrent l’archivage des documents, lancent des alertes en cas de retard dans le rendu d’un document, etc… Des outils indispensables aux managers pour une bonne gestion des projets. (WorkflowGen, workflow.com)
Mais les plateformes de partage de documents peuvent également avoir d’autres utilisations que le travail collaboratif. En effet, les entreprises peuvent y avoir recours pour diffuser des documents à des fins marketing, de e-reputation et de e-commerce. Ces plateformes très complètes permettent la diffusion de présentations, de dossiers de presse, de brochures, etc… Des outils tels que Slideshare offrent la possibilité de stocker en ligne des documents et de permettre leurs diffusions sur les réseaux sociaux notamment. Il existe en général des systèmes de notation des documents partagés, les lecteurs et utilisateurs de ces documents étant invités à les noter, ce qui augmente la visibilité des mieux notés.
Le partage de documents et le travail collaboratif est un secteur en pleine évolution, proposant des outils de plus en plus complets destinés à faciliter le travail des entreprises, quels que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leur organisation. Les outils présentés ici ne sont qu’une part infime des offres disponibles.
Et vous, quels outils utilisez-vous ?
2 Réponses
vercaemer
Quel est le degré de confidentialité de ces différents outils? N’y a-t-il pas risque de piratage?
jose
Bonjour et merci pour votre remarque.
La sécurité des données est un enjeu majeur des années à venir.
l’important est de s’assurer de l’endroit ou sont stockées les données. Ce n’est pas tant un problème technique qu’un problème juridique. Chez Teambox, les données sont hébergées sur des serveurs en France et sont donc soumis à la législation Française.
Concernant la sécurité nous nous engageons contractuellement sur la sécurité des données.
Personnellement le risque de piratage existe mais la sécurité informatique est avant tout une question de bon sens. Or dans ce domaine le maillon faible est souvent l’utilisateur (vous, moi) qui mettons sur des serveurs des données importantes avec des mot de passe simplet (1234, TOTO…etc.).
Les serveurs sont des forteresse dont nous laissons les portes grandes ouvertes à cause de nos mots de passes trop facile à pirater :).