Nouvelles méthodes de travail et nouveaux outils

L’enquête que nous avons menée en mai sur la collaboration et ses outils révèle que vous êtes de plus en plus nombreux à communiquer et travailler ensemble.

Que l’on soit télé travailleur free lance ou salarié, auto entrepreneur, salarié d’un grand groupe ou d’une petite boite il n’est plus concevable (surtout dans l’univers des services) de travailler et de produire seul dans son coin.

Le commercial ne peut plus ignorer l’administration des ventes et la télésecrétaires se doit de pouvoir répondre à des besoins aussi varié que rédiger des devis, gérer l’accueil téléphonique et participer à la relecture du site internet de son client.

Nous sommes de plus en plus en interaction avec les autres pour atteindre nos objectifs et de nouveaux outils naissent pour répondre à nos attentes en terme d’organisation et d’échange.

Nous allons à travers une série d’articles à venir (Le premier article porte sur la visio conférence) analyser les différents outils du travailleur du XXI eme siècle et voir ensemble comment les mettre en pratique au quotidien.

1 – La visioconférence

A l’heure où l’on entend parler chaque jour de développement durable, de réduction des émissions de CO2 mais aussi de la croissance du télétravail, les entreprises doivent s’adapter pour modifier leurs façons de travailler et faire face à ces contraintes.

Les télétravailleurs sont sans doute les pionniers de ces nouvelles méthodes de travail qu’ils ont su s’approprier pour être plus efficaces et justifier ainsi leur volonté de ne plus être présent chaque jour au sein de l’entreprise. En effet, avec le développement des NTIC (Nouvelles Technologie de l’Information et de la Communication), de nouveaux outils sont apparus dans le paysage pour permettre aux entreprises de travailler à distance avec leurs collaborateurs.

De plus, pour faire face à la concurrence nationale et internationale accrue, à la gestion du raccourcissement des délais, au management des équipes dispersées à travers le monde chargées de conquérir de nouveaux marchés, à la réduction nécessaire des frais de déplacements et la gestion de leur image éco-responsable, les entreprises se sont dotées de moyens de communication « nouvelle génération ». Il en existe un nombre grandissant mais on peut citer les plus couramment utilisés.

La visioconférence est l’un de ces principaux outils. Dévoilée en 1958 à l’exposition universelle de Bruxelles puis à celle de Montréal en 1967, la visio-téléphonie ne deviendra visioconférence qu’à partie de 1995. Si cette technologie a connu sa plus forte croissance avec l’avènement de la communication par voix IP, elle est aujourd’hui en vogue. En effet, elle redore l’image éco-responsable des entreprises tout en réduisant leurs charges et en évitant une perte de temps considérable dans les transports.

Selon une étude réalisée par le Carbon Disclosure Project, une entreprise réalisant 1 milliard de dollars de chiffre d’affaires et équipée  de 4 salles de visioconférence économise 900 voyages par an et réduit ses émissions de gaz à effet de serre d’un niveau équivalent à celles émises par 434 voitures de tourisme. De quoi faire rêver les écologistes !

La visioconférence permet avant tout de résoudre les problèmes de communication entre les équipes, de renforcer la collaboration et d’empêcher le sentiment d’isolement des télétravailleurs.

La visioconférence n’est d’ailleurs pas réservée qu’aux grandes structures. De nombreux indépendants ainsi que des Pme y ont recours avec des moyens moins coûteux que l’installation de salle de visioconférence (200 000 €), afin de mettre en place des collaborations efficaces. Ainsi,  des entreprises éloignées géographiquement peuvent travailler ensemble sur des projets communs. L’interactivité et l’échange de données en temps réel sont autant d’avantages qu’offre la visioconférence.

Côté technique, la visioconférence qui se faisait avec les lignes RNIS a ensuite eu recours à la voix IP mais pour des raisons de coût évidentes, on préfère aujourd’hui avoir recours aux moyens classiques que sont l’ADSL ou les lignes dédiées pour les professionnels.

Il existe différents outils de visioconférence adaptés aux différents besoins. Parmi eux : un terminal couplé à une télévision, un écran LCD ou plasma ; les écrans avec rétroprojecteurs ou écran plasma de grande taille ; de petits visiophones pour des utilisations particulières ou des logiciels de visioconférence sur pc .

La majorité des outils sont payants et parfois coûteux mais il en existe aussi des gratuits tels que Skype ou MSN même si leur utilisation n’est certes pas aussi performante et complète que des outils spécialisés et surtout réservée à des échanges plus personnels. Il existe également des applications dédiées pour certaines professions comme le V-learning, la télémédecine, le e-learning ou les visioconférences de presse. Désormais, il est aussi possible de réaliser des appels en visio grâce à son mobile, mais là encore l’utilisation est différente et ne peut être adaptée à des grandes réunions entre plusieurs équipes.

Et vous, avez-vous recours à la visioconférence ?

2 : Skype, un outil multi usage.

Delphine GIROUD pour Teambox

Pour aller plus loin :

http://www.visioconference-video-conference.com/

http://www.cerclerh.com/editorial/visioconferencelong10903.asp

Quelques outils :

http://www.webex.fr/

http://fr.arkadin-express.com/