Alors que l’accueil client devient une priorité et se doit d’être professionnel, les entreprises hésitent à investir dans ce type d’embauche en période de crise. De l’autre côté, la morosité du marché de l’emploi pousse de nombreuses personnes à envisager la création de leur propre activité et près de 200 000 nouveaux auto-entrepreneurs ont été recensés en France en 2009. Teambox, fournisseur de solutions de communication de dernière génération liant la téléphonie et l’informatique, annonce une offre permettant de mettre en place une activité de télésecrétariat pour un faible investissement.
L’offre est simple : Teambox fournit un téléphone IP permettant l’identification de l’appel pour un accueil multisociétés, la mise en attente et le transfert d’appel, entre autres, la portabilité des numéros vers un autre téléphone et la mise en service assistée par téléphone.
Le couplage téléphonie-informatique de Teambox permet l’identification de l’appelant et l’affichage immédiat de sa fiche pour offrir un accueil personnalisé. Cette fonction peut être couplée avec différents logiciels de prise de rendez-vous comme WZ agenda, Quick Med ou encore ClicRDV pour le télé secrétariat médical ou des solutions dédiées pour du secrétariat commercial.
Le télésecrétaire peut travailler avec plusieurs clients, l’accueil téléphonique, la mise en attente et la messagerie pouvant se faire au nom de chacun. L’accueil peut également s’adapter en fonction des offres promotionnelles, de façon ponctuelle, ou informer les patients d’un médecin sur les numéros de service de garde par exemple. Il peut également choisir ses plages horaires d’activité et s’associer avec un autre télésecrétaire pour partager son activité et compléter les horaires non couverts : ensemble, ils partagent les mêmes outils et les fiches clients pour travailler en complémentarité, en toute transparence pour les clients. Le système bascule les appels chez l’un ou l’autre en fonction des plages horaires choisies. En dehors de ces plages horaires, un répondeur personnalisé accueille les clients et enregistre les messages. Le client peut écouter ses messages directement par mail ou sur son ordinateur en un clic de souris.
Pour le client, l’appel à un télésecrétariat permet d’externaliser l’accueil client pour ne pas perdre d’appel et se concentrer sur son métier tout en s’offrant un accueil professionnel personnalisé à moindre coût.
Qualité professionnelle
Pour garantir le meilleur confort téléphonique, Teambox s’appuie sur des logiciels de traitement de la voix à la norme G711 qui correspond au niveau d’exigence le plus élevé dans le domaine des communications IP. Cette norme annule les phénomènes d’échos et les micros coupures apportant ainsi un confort équivalent à celui d’une ligne analogique. Pour garantir une continuité de service, un double lien xdsl (deux liens adsl ou un lien adsl et un lien sdsl) permet d’assurer la possibilité d’appeler et d’être joint même en cas de coupure d’un lien. Côté sécurité, l’offre de Teambox est proposée en mode Saas (Software as a Service), qui consiste en un abonnement au logiciel et à un accès distant, ce qui permet à Teambox de garantir la sécurité du service, sur ses serveurs. Le standard téléphonique et les applications de communication sont hébergés sur des serveurs dans des salles informatiques spécialisées (salles blanches). L’information est stockée et sauvegardée sur deux machines différentes dans deux salles différentes. Chaque salle est sécurisée anti-intrusion et anti-incendie avec une surveillance du fonctionnement des serveurs 24h/24 et 7j/7 et 365 jours par an.
Avec cette offre SaaS, l’utilisateur ne requiert aucune compétence technique particulière.